Colloque EMCC 2018 Atelier 8 – Les étapes d’un programme de mentorat

Ingénieurs en mentorat sur Espace Transitions.

(IeM = Ingénieur en Mentorat)

L’IeM est, dans l’entreprise, avec le management, le garant du programme de mentorat, lequel s’inscrit dans un cadre avec plusieurs étapes. Ces étapes sont importantes à respecter ; sinon, le processus risque de s’essouffler.

D’abord, il faut communiquer sur la démarche, bien expliquer pourquoi l’entreprise veut mettre en place le programme. Il y a une stratégie derrière, et l’IeM va commencer par faire un diagnostic et une analyse des besoins : pourquoi ce programme de mentorat ? A quoi il sert ?

Définir les objectifs permet de savoir quels indicateurs on va choisir pour mesurer les résultats du programme. L’une des causes d’un mauvais processus, c’est un objectif mal défini qui, finalement, ne va pas permettre de mesurer le ROI à la fin. C’est dans cette phase aussi que va intervenir la réflexion sur le choix des mentors et des mentorés ; ce n’est qu’en fonction de l’objectif qu’on va pouvoir définir quelles sont les compétences recherchées chez les mentors.

La 2ème phase sera la phase de lancement où on va commencer par communiquer autour du processus pour qu’elle soit connue dans l’entreprise, et pour donner envie de rentrer dans la démarche. On organise une réunion de lancement, le kick off, qui se passe généralement sur ½ journée, au cours de laquelle on explique pourquoi cette démarche a été mise en place, quel est son objectif et comment ça va se passer.

Vient ensuite la phase de suivi qui s’étale en général sur 12 mois, à raison d’une rencontre des binômes par mois (autour d’un déjeuner… 2 h, cela dépend du temps que l’entreprise peut accorder). Le suivi permet de s’assurer que les rencontres se passent bien, qu’elles sont régulières, que les binômes sont bien formés, qu’il n’y a pas de difficultés relationnelles entre les membres du binôme. Il permet aussi d’organiser des regroupements (supervision par exemple) à raison de 1 ou 2 regroupements d’une ½ journée sur l’année pour que mentors (et parfois mentorés) puissent échanger et analyser leurs pratiques, parler de leurs difficultés, leurs réussites… Tout cela demande à l’IeM d’avoir des tableaux de suivi, pour faire des rappels, envoyer des mails et rester présent en cours de route. L’IeM, enterne ou externe, répond aussi aux questions, notamment au début (qu’est-ce que je dois dire ? qu’est-ce que je dois faire ? Je sais pas très bien…).

Colloque EMCC 2018 Atelier 8 - Les étapes d'un programme de mentorat

La 4è phase est celle de clôture. C’est là qu’il va y avoir des évaluations. On demande généralement au mentor et au mentoré de remplir un tableau d’évaluation (de la relation mais en aucun cas de la personne) puis l’IeM fait un bilan et des préconisations et calcule le retour sur investissement pour évaluer la démarche. Ensuite, on organise une fête car il est important de célébrer cela pour donner envie de poursuivre. Dans un cadre festif, des binômes font des témoignages… Il y a parfois des remises de trophées. C’est important si l’on veut poursuivre le processus et que, par exemple, les mentorés deviennent mentors et que les mentors prennent un nouveau mentoré. Le retour fait par l’IeM est lié à l’objectif de départ et vise à savoir si la démarche a permis d’aller vers cet objectif, de l’atteindre : est-ce que l’intégration se fait mieux si tel était l’objectif ? Est-ce qu’on remarque que le taux d’épuisement professionnel dans l’entreprise est plus faible ?… C’est pourquoi, au début, il faut passer beaucoup de temps à définir un objectif à la fois qualitatif et quantitatif et être assez humble et choisir des choses mesurables car, sur 12 mois, il est difficile de mesurer. Le questionnaire d’évaluation est donc défini en fonction de chaque entreprise, de chaque situation et il n’est pas recommandé de faire des évaluations sur des objectifs très larges et assez peu définis. Mesurer le turnover par exemple ne s’évalue que sur le long terme ! Il faut vraiment définir des questions SMART…  L’une des choses qui montre que l’on va dans le sens de l’objectif, c’est entre autres que la démarche se renouvelle l’année suivante.

Nous avons récapitulé toute la structure d’une démarche de mentorat : recueillir les besoins, analyser la demande (le besoin n’est pas toujours la demande !), proposer un plan de communication, constituer un comité de pilotage interne, sélectionner les mentors et les mentorés en fonction des compétences recherchées, constituer les binômes, piloter le dispositif, évaluer l’action globale et  restituer ce qui s’est passé.